Chcę wynająć nieruchomość od PKP. Skąd wziąć dokumenty przetargowe?

Wszystkie niezbędne dokumenty można pobrać bezpłatnie ze strony internetowej danego przetargu. Trzeba jednak pamiętać, aby pobrać wszystkie potrzebne dokumenty, a więc ogłoszenie przetargowe, zaproszenie do negocjacji, regulamin, umowę najmu, RODO, ankietę  oraz załącznik graficzny. Dokumenty dostępne są też – również bezpłatnie – w siedzibie komórki organizującej przetarg, czyli w wyznaczonym biurze lub oddziale PKP S.A. W celu otrzymania wydrukowanych materiałów prosimy o kontakt z osobą odpowiedzialną za przeprowadzenie danego postępowania. Dane kontaktowe osoby prowadzącej postępowanie umieszczane są zawsze w ogłoszeniu o przetargu.

Co zawierają dokumenty przetargowe?

Dokumentacja przetargowa składa się z Ogłoszenia Przetargowego, Regulaminu Przetargu, umowy najmu i załącznika graficznego (mapa bądź plan budynku, na których zaznaczony jest przedmiot przetargu).

W ogłoszeniu przetargowym znajduje się opis wynajmowanej nieruchomości, telefon do osoby, z którą można umówić się na obejrzenie przedmiotu przetargu. W ogłoszeniu podana jest cena wywoławcza miesięcznej stawki czynszu netto za 1 m kw., wysokość wadium, jakie należy wpłacić wraz z numerem konta (minimum 10 proc. rocznego czynszu brutto), termin składania i otwarcia ofert, oraz telefon do osoby, która przygotowuje postępowanie. Regulamin określa natomiast warunki przetargu. Dołączony jest do niego formularz ofertowy (z polami do wypełnienia).

W jaki sposób można złożyć dokumenty przetargowe?

Informacja o miejscu i sposobie składania dokumentów przetargowych każdorazowo zamieszczona jest w ogłoszeniu o przetargu. W zależności od przetargu można to zrobić osobiście w siedzibie PKP S.A., tj. w Al. Jerozolimskich 142A w Warszawie lub we właściwym oddziale gospodarowania nieruchomościami, który  organizuje przetarg lub wysłać przesyłką na adres wskazany w ogłoszeniu przetargowym. W ogłoszeniu podany jest też termin składania i otwarcia ofert. Oferty złożone po terminie bądź bez dowodu wpłaty wadium są odrzucane. 

Co się dzieje, jeśli złożę ofertę bez wszystkich dokumentów?

Oferta niekompletna może nie zostać przyjęta. Składając ofertę należy pamiętać o podpisaniu formularza (czytelny podpis lub pieczątka oferenta), potwierdzeniu niezbędnych dokumentów za zgodność z oryginałem lub parafowaniu wszystkich stron załączników do oferty, które nie są podpisane bądź potwierdzone za zgodność z oryginałem.

Jakie dokumenty należy złożyć przystępując do przetargu?

Wszystkie wymagane dokumenty można znaleźć w zaproszeniu do negocjacji oraz Regulaminie Przetargu. Są to:

• oświadczenie, że uczestnik przetargu nie jest członkiem zarządu PKP S.A. i jej organu nadzorującego, nie wchodzi w skład władz organizatora przetargu, nie jest osobą, której powierzono wykonanie czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania przetargowego, ani osobą wchodzącą w skład komisji przetargowej oraz małżonkiem, dzieckiem, rodzicami i rodzeństwem tych osób;
• kopia dowodu wpłaty wadium;
• oświadczenie, że oferent zapoznał się z warunkami przetargu, w tym z ogłoszeniem o przetargu i regulaminem i zaakceptował jego warunki;
• oświadczenie, że zainteresowany najmem akceptuje projekt umowy;
• oświadczenie, że oferent nie został skazany za przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych (nie dotyczy podmiotu prawa handlowego);
• oświadczenie uczestnika, że nie wszczęto przeciwko niemu postępowania likwidacyjnego bądź upadłościowego i że nie jest dłużnikiem PKP S.A. i spółek Grupy PKP;
• kopia aktualnego wyciągu z KRS, potwierdzona za zgodność przez osobę uprawnioną do działania za osobę prawną, jednostkę organizacyjną bądź aktualny, nie starszy niż trzy miesiące od terminu składania dokumentów, wydruk z CEiDG;
• kopia nadania numerów NIP i REGON potwierdzone za zgodność przez osobę uprawnioną do działania za osobę prawną lub przedsiębiorcę będącego osobą fizyczną;
• kopia aktualnego zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o nie zaleganiu z płatnościami składek na ubezpieczenia społeczne;
• kopia aktualnego zaświadczenia z Urzędu Skarbowego o nie zaleganiu z podatkami;
• numer konta bankowego, na które należy zwrócić wadium.
• pisemne pełnomocnictwo do reprezentowania podmiotu gospodarczego, w imieniu którego występuje, w przypadku gdy podmiot gospodarczy reprezentuje osoba nie będąca właścicielem lub osobą upoważnioną do reprezentacji zgodnie z umowa/ statutem oraz przedstawić do wglądu oryginał dowodu tożsamości - na każde żądanie w postępowaniu
• Załącznik 1 do Regulaminu z negocjacji_ tj. Wzór Odpowiedzi na zaproszenie/Oferty
• ewentualne zmiany do wzoru umowy najmu, w formie zmiany formalno-prawnej do konkretnego paragrafu;
• koncept oraz wizualizacja aranżacji lokalu będącego przedmiotem postępowania.
  
  

Który dokument jest najważniejszy?

Wypełniony i podpisany formularz oferty / Wzór Odpowiedzi na zaproszenie / Oferty oraz dowód wpłaty wadium. W przypadku braku wpłaty wadium oferta nie będzie przyjęta.

Co się dzieje, gdy złożone zostaną co najmniej dwie równorzędne oferty?

Sposób postępowania w przypadku złożenia co najmniej dwóch równorzędnych ofert  ^[i] opisuje Regulamin Przetargu. Może on się różnić w zależności od trybu jaki został zastosowany w konkretnym postępowaniu, przy czym zwykle przeprowadza się aukcję. Dzieje się tak, gdy różnica pomiędzy dwoma najwyższymi oferowanymi czynszami najmu nie przekroczy 10 proc. kwoty wywoławczej czynszu. W trybie aukcyjnym ceną wywoławczą jest najwyższy czynsz zaoferowany w trybie przetargu. Oferenci zostają poinformowani o terminie i miejscu aukcji. W trybie zaproszenia do negocjacji, komisja umawia indywidulane negocjację z każdym z oferentów, którego oferta została złożona zgodnie z dokumentacją postępowania.

Co się dzieje po wygraniu przetargu?

Dalsze kroki określa Regulamin Przetargu. Wyznacza się termin na zawarcie umowy. Ten termin może się wydłużyć, jeśli podpisanie umowy najmu wymaga uzyskania dodatkowych zgód wymaganych przepisami obowiązującymi PKP S.A. zarówno powszechnymi, jak i wewnętrznymi, na przykład w zależności od wartości rynkowej przedmiotu przetargu (czynności prawnej) zgoda Zarządu PKP S.A., Rady Nadzorczej PKP S.A., Ministra właściwego do spraw transportu.

Co się dzieje, jeśli zwycięzca przetargu nie chce zawrzeć umowy najmu?

W takiej sytuacji wadium przepada na rzecz organizatora przetargu. Organizator może następnie podpisać umowę najmu z oferentem, który zaproponował drugą w kolejności najkorzystniejszą ofertę.

Czy postępowanie przetargowe może zostać unieważnione lub odwołane?

Tak, ale tylko w określonych przypadkach. Może się tak zdarzyć, jeśli pojawią się okoliczności powodujące, że prowadzenie przetargu nie leży w interesie PKP S.A., czego nie można było wcześniej przewidzieć lub gdy postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.